Mer om arkivering av dokument

Arkivering är något som är mycket viktigt inom samhället. Det går ut på att man ordnar olika handlingar, vanligen dokument av något slag, inom ett speciella utrymmen för förvaring. När man arkiverat i ett sådant utrymme så brukar det kallas för arkiv. Det stora syftet med just arkivering är att man ska kunna bevara dokumenten så att de är i så bra skick som möjligt samt att de ska finnas tillgängliga vid behov av dem. Detta görs för att olika organisationer och så vidare kan behöva bevisa olika gamla transaktioner eller viktiga beslut. Är det någon som tvivlar på detta så kan det enkelt bevisas med ett gammalt och arkiverat dokument. I dagsläget ät arkiveringen enormt viktig för vår historia, det blir allt mer vanligt att arkivera med siktet på lång sikt. Bland annat så är detta väldigt intressant för forskare. Många olika företag förlitar sig även på konsten att arkivera då det kan komma behändigt om de har ekonomiska eller juridiska problem som lätt kan lösas genom några av dess arkiverade dokument. Arkivering kan nämligen räknas som en av de allra effektivaste förvaltnings metoderna.

I vårt land så finns en myndighet som är ansvarig för just arkivering. Denna myndighet kallas för det Svenska Riksarkivet. I landet så är detta då ansvarigt för arkivverksamheten samt arkivvården. Viktigt är att de har kontroll över den offentliga verksamheten för arkivering samt ständigt har en nationell överblick på hur arkiveringen är samt vilka frågor som kan stötas på.

Digital arkivering

Ser man till den digitala världen, den som är allra mest aktuell i dagens samhälle. Inom arkivering betyder det att man arkiverar digitala dokument. Digital arkivering har precis samma syfte som den icke digitala som var att dokumenten som arkiverats ska bibehålla ett fint skick så att de finns där när behovet av handlingarna finns. Det är viktigt att dessa dokument är sökbara från arkiverings datum fram i framtiden. För att ens kunna starta den så kallade arkiverings processen så måste man ha en plats att förvara dokumenten. Digitalt sett så innebär detta att man behöver starta processen tidigare än i vanliga fall. Vad som är extra ingående i den digitala arkiveringen är att dokumenten även genomgår en utvärdering av information. I denna utvärdering bestäms det om dokumentet ska bevaras eller om det gallras bort. Dessutom så är viktiga faktorer inom den digitala arkiveringen att man ska kunna identifiera, tagga, beskriva, bevara, förvara samt återsöka. Något som påverkar den digitala arkiveringen på ett negativt sätt är just den otroligt snabba utvecklingen inom just it-området som vi ständigt undergår idag. Det skapar stora problem för oss att kunna läsa gamla dokument skapade i äldre program då de ej är kompatibla med dagens nya och uppdaterade program. För att ta sig förbi detta problem borde alla dokument arkiveras med ett format som alltid förblir kompatibelt med våra program. Än så länge är inte den digitala arkiveringen något för det långsiktiga loppet men det är under utveckling och kan i framtiden vara det arkiveringssystem vi förlitar oss allra mest på.

Digital arkivering

Arkivering och backup av dokument

Det är inte alltid helt lätt att veta vart man ska göra av sina viktiga dokument, så vilken tur att det finns digital arkivering och backup!

Digital arkivering

Dokument som inte längre används i exempelvis ett företag flyttas till ett digitalt system för att arkiveras. Allting bevaras där och är tillgängligt vid framtida behov. Ett digitalt arkiv ger alltså omedelbar åtkomst till lagrade filer, e-post, databaser med mera Men om den arkiverade informa­tionen förstörs går den inte att återställa, ifall det inte finns en så kallad backup.

Backup av dokument

Backup sker oftast regelbundet och automatiskt. Vid backup kopieras data till ett slags lager, och förvaras åtskilt från originaldata. Det är med andra ord en säkerhets­­­kopia. I exempelvis iPhone sparas alla kontakter, foton, filer och annan data till det så kallade molnet, och detta sköter mobilen själv om man tillåter det.

Mejl

 Oftast sköter datorn arkiveringen och säkerhetskopieringen, men du kan också göra det! Bland annat kan du flagga dina mail med olika färger så att du lättare ser vad som är vad. Dessutom finns det en arkivmapp som du kan flytta dina mail till, så att de inte med tiden kommer bort i inkorgen eller skräpposten.

Papper

Att ha ordning på sina papper är inte heller helt enkelt. Gamla betyg, avtal, försäkringar, räkningar och vaccinationspapper kan lätt försvinna. Det bästa sättet att spara dessa viktiga papper är att ha pärmar och att bara behålla det som verkligen är viktigt. På så sätt hittar du lätt det du söker, om du i framtiden exempelvis ska sälja din bostad, kolla vilka vaccin hunden fått eller ändra anställningsavtal. Annars kan man scanna in alla papper på datorn och arkivera dem.

Papper

Filer

Sitter du och skriver en bok, uppsats, rapport eller en annan viktig fil? Vilken tur att datorn och skrivprogrammet kan spara allt du skriver automatiskt! Men om inte det går, så betyder inte det att dina filer går förlorade. Det finns några små knep för det också. Antingen kan du komprimera filerna och spara dem i mailen eller på datorn, annars kan du enkelt föra över de till ett USB. Äger du inget USB kan du spara filerna på olika webbsidor, vissa är gratis.

Bilder

Vill du ha kvar dina foton och videos resten av livet? Då finns det väldigt många alternativ. Man kan komprimera alla foton till en mapp, den mappen kan du sedan enkelt förvara i din mail eller dator. Det finns även specifika bildbanker. Där är alla foton i tryggt förvar tills du inte längre vill ha dem där, och de webbsidorna måste såklart följa lagen om GDPR. Annars kan du skriva ut alla foton och sätta in dem i fotoböcker. Den backupen är bra om internet skulle krångla eller om du skulle råka tappa mobilen i vatten. Dock är det inte ett lika hållbart alternativ då fotona blir slitna med åren, och skulle det börja brinna är de borta föralltid. Så det bästa är att alltid ha både och, om foton och andra dokument är så pass viktiga.