Arkivera dokument

Denna artikel kommer att handla om arkivhantering och generellt om att arkivera olika dokument. Många kanske inte vet att det finns strikta regler och till och med lagar som reglerar hur an arkiverar dokument rätt. I Sverige finns det tydliga riktlinjer om hur arkivering av dokument ska ske men även på senare år har fler riktlinjer tillkommit från Bryssel eller rättare sagt från EUs regelverk.

Från penna och papper till webbarkivering

Arkivering av olika dokument är ett sätt för företag, organisationer eller vilken annan verksamhet som helst att hantera olika dokument där vissa kräver mer omsorg och ställer högre krav på säkerhet än andra. Sedan många år tillbaka är det även ett måste för företag att spara och arkivera dokument på rätt sätt. Myndigheter och andra statliga verk har också strikta regelverk som talar om hur arkiveringen men också hanteringen av dokument måste ske. I dagens samhälle använder sig fler och fler av digitala tjänster där man arkiverar dokument digitalt men vissa verksamheter måste faktiskt fortfarande använda sig av både digitala men också andra dokument.

Från penna och papper till webbarkivering
Från penna och papper till webbarkivering

Vissa dokument måste arkiveras på grund av juridiska skäl upp i tio år eller mer och då måste man säkerställa att arkiveringen har skett rätt till.

I Sverige finns det en särskild lag, Arkivlagen som är en lag framtagen för svenska myndigheter, både statliga och kommunala som reglerar om hur man faktiskt arkiverar olika dokument.

 I Sverige råder även offentlighetsprincipen vilket kort förklarat innebär att en hel del dokument är offentliga och varje medborgare kan och ska på ett enkelt sätt få fram ett dokument vilket kräver att arkiveringen och hanteringen av olika dokument måste vara lättillgängligt för gemene man att ta fram.

För svenska myndigheter och andra offentliga aktörer råder även något som kallas för arkivschema vilket kortfattat innebär att det finns vissa riktlinjer som beskriver hur man aktiverar dokument på ett korrekt och framför allt eller gemensamt sätt så att dokumenten är lättillgängliga. För företag och andra verksamheter är naturligtvis en god hantering och arkivering ett måste för att hålla reda på företagets alla dokument och särskilda kvitton och andra ekonomiska dokument. Beroende på verksamhet så finns det oftast utbildad personal, alltifrån jurister till registratorer som sköter om företags eller verksamheters hantering av dokument. Många företag använder sig av digitala lösningar och dem blir allt fler. Det finns naturligtvis många fördelar med att arkivera dokument på så kallade webbmoln då man kan få fram dokument oavsett var i världen man befinner sig. Men vissa dokument måste faktiskt fortfarande vara i pappersform och sedan kan man ha samma dokument fast digitalt. För offentliga verk är det ett krav att dokumenten är i pappersform fast man har på senare tid öppnat upp för möjligheten att föra allting digitalt. Men med hantering av dokument digitalt så tillkommer även vissa säkerhetsfrågor beroende på vad det är för dokument. I en allt mer digital värld så kan det verka märkligt att pappersdokument fortfarande finns. EU har också infört vissa regelverks, som exempelvis GDPR som ska öka säkerheten för hantering och arkivering av vissa dokument.

Du får Gillar också