Arkivering och backup av dokument

Det är inte alltid helt lätt att veta vart man ska göra av sina viktiga dokument, så vilken tur att det finns digital arkivering och backup!

Digital arkivering

Dokument som inte längre används i exempelvis ett företag flyttas till ett digitalt system för att arkiveras. Allting bevaras där och är tillgängligt vid framtida behov. Ett digitalt arkiv ger alltså omedelbar åtkomst till lagrade filer, e-post, databaser med mera Men om den arkiverade informa­tionen förstörs går den inte att återställa, ifall det inte finns en så kallad backup.

Backup av dokument

Backup sker oftast regelbundet och automatiskt. Vid backup kopieras data till ett slags lager, och förvaras åtskilt från originaldata. Det är med andra ord en säkerhets­­­kopia. I exempelvis iPhone sparas alla kontakter, foton, filer och annan data till det så kallade molnet, och detta sköter mobilen själv om man tillåter det.

Mejl

 Oftast sköter datorn arkiveringen och säkerhetskopieringen, men du kan också göra det! Bland annat kan du flagga dina mail med olika färger så att du lättare ser vad som är vad. Dessutom finns det en arkivmapp som du kan flytta dina mail till, så att de inte med tiden kommer bort i inkorgen eller skräpposten.

Papper

Att ha ordning på sina papper är inte heller helt enkelt. Gamla betyg, avtal, försäkringar, räkningar och vaccinationspapper kan lätt försvinna. Det bästa sättet att spara dessa viktiga papper är att ha pärmar och att bara behålla det som verkligen är viktigt. På så sätt hittar du lätt det du söker, om du i framtiden exempelvis ska sälja din bostad, kolla vilka vaccin hunden fått eller ändra anställningsavtal. Annars kan man scanna in alla papper på datorn och arkivera dem.

Papper

Filer

Sitter du och skriver en bok, uppsats, rapport eller en annan viktig fil? Vilken tur att datorn och skrivprogrammet kan spara allt du skriver automatiskt! Men om inte det går, så betyder inte det att dina filer går förlorade. Det finns några små knep för det också. Antingen kan du komprimera filerna och spara dem i mailen eller på datorn, annars kan du enkelt föra över de till ett USB. Äger du inget USB kan du spara filerna på olika webbsidor, vissa är gratis.

Bilder

Vill du ha kvar dina foton och videos resten av livet? Då finns det väldigt många alternativ. Man kan komprimera alla foton till en mapp, den mappen kan du sedan enkelt förvara i din mail eller dator. Det finns även specifika bildbanker. Där är alla foton i tryggt förvar tills du inte längre vill ha dem där, och de webbsidorna måste såklart följa lagen om GDPR. Annars kan du skriva ut alla foton och sätta in dem i fotoböcker. Den backupen är bra om internet skulle krångla eller om du skulle råka tappa mobilen i vatten. Dock är det inte ett lika hållbart alternativ då fotona blir slitna med åren, och skulle det börja brinna är de borta föralltid. Så det bästa är att alltid ha både och, om foton och andra dokument är så pass viktiga.

Du får Gillar också