Mer om arkivering av dokument
Arkivering är något som är mycket viktigt inom samhället. Det går ut på att man ordnar olika handlingar, vanligen dokument av något slag, inom ett speciella utrymmen för förvaring. När man arkiverat i ett sådant utrymme så brukar det kallas för arkiv. Det stora syftet med just arkivering är att man ska kunna bevara dokumenten så att de är i så bra skick som möjligt samt att de ska finnas tillgängliga vid behov av dem. Detta görs för att olika organisationer och så vidare kan behöva bevisa olika gamla transaktioner eller viktiga beslut. Är det någon som tvivlar på detta så kan det enkelt bevisas med ett gammalt och arkiverat dokument. I dagsläget ät arkiveringen enormt viktig för vår historia, det blir allt mer vanligt att arkivera med siktet på lång sikt. Bland annat så är detta väldigt intressant för forskare. Många olika företag förlitar sig även på konsten att arkivera då det kan komma behändigt om de har ekonomiska eller juridiska problem som lätt kan lösas genom några av dess arkiverade dokument. Arkivering kan nämligen räknas som en av de allra effektivaste förvaltnings metoderna.
I vårt land så finns en myndighet som är ansvarig för just arkivering. Denna myndighet kallas för det Svenska Riksarkivet. I landet så är detta då ansvarigt för arkivverksamheten samt arkivvården. Viktigt är att de har kontroll över den offentliga verksamheten för arkivering samt ständigt har en nationell överblick på hur arkiveringen är samt vilka frågor som kan stötas på.
Digital arkivering
Ser man till den digitala världen, den som är allra mest aktuell i dagens samhälle. Inom arkivering betyder det att man arkiverar digitala dokument. Digital arkivering har precis samma syfte som den icke digitala som var att dokumenten som arkiverats ska bibehålla ett fint skick så att de finns där när behovet av handlingarna finns. Det är viktigt att dessa dokument är sökbara från arkiverings datum fram i framtiden. För att ens kunna starta den så kallade arkiverings processen så måste man ha en plats att förvara dokumenten. Digitalt sett så innebär detta att man behöver starta processen tidigare än i vanliga fall. Vad som är extra ingående i den digitala arkiveringen är att dokumenten även genomgår en utvärdering av information. I denna utvärdering bestäms det om dokumentet ska bevaras eller om det gallras bort. Dessutom så är viktiga faktorer inom den digitala arkiveringen att man ska kunna identifiera, tagga, beskriva, bevara, förvara samt återsöka. Något som påverkar den digitala arkiveringen på ett negativt sätt är just den otroligt snabba utvecklingen inom just it-området som vi ständigt undergår idag. Det skapar stora problem för oss att kunna läsa gamla dokument skapade i äldre program då de ej är kompatibla med dagens nya och uppdaterade program. För att ta sig förbi detta problem borde alla dokument arkiveras med ett format som alltid förblir kompatibelt med våra program. Än så länge är inte den digitala arkiveringen något för det långsiktiga loppet men det är under utveckling och kan i framtiden vara det arkiveringssystem vi förlitar oss allra mest på.
